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30.06.2026
FAQs zur E-Rechnung ab 2025
1. Was ist eine E‑Rechnung – und was nicht?
Eine E‑Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Grundlage ist der europäische Standard EN 16931. In Betracht kommen z. B. eine reine XML-Datei oder eine „hybride“ Rechnung (z. B. ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei).
Keine E‑Rechnung in diesem Sinne sind eine einfache PDF-Datei, eine Papier- oder eine Faxrechnung. Sie gelten als „sonstige Rechnung“ und erfüllen die E‑Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich nicht.
2. Ab wann gilt die Pflicht und welche Übergangsregelungen gibt es?
Seit dem 1.1.2025 sind E‑Rechnungen im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend. Für das Ausstellen von Rechnungen bestehen jedoch Übergangsregelungen:
- Bis 31.12.2026: Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen statt einer E‑Rechnung weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen (z. B. einfache PDF) ausgestellt werden.
- Bis 31.12.2027: Diese Erleichterung verlängert sich um ein weiteres Jahr, wenn der Rechnungsaussteller im Vorjahr (2026) einen Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 € erzielt hat. Wer darüber liegt, muss bereits ab dem 1.1.2027 E‑Rechnungen ausstellen.
- Ab 1.1.2028: Die E‑Rechnung ist ausnahmslos von allen inländischen Unternehmern zwingend einzuhalten; sämtliche Übergangsregelungen enden.
Wichtig: Für den Empfang von E‑Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist – diese Pflicht besteht bereits seit dem 1.1.2025.
3. Wann ist eine E‑Rechnung vorgeschrieben – und welche Ausnahmen gibt es?
Eine E‑Rechnung ist verpflichtend, wenn ein inländischer Unternehmer eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen inländischen Unternehmer erbringt (B2B). Ausgenommen sind insbesondere:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €,
- Fahrausweise sowie
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG) – sie müssen keine E‑Rechnungen ausstellen.
In diesen Fällen ist weiterhin eine „sonstige Rechnung“ (z. B. Papier oder einfache PDF) zulässig. Unabhängig davon müssen aber alle Unternehmer E‑Rechnungen empfangen und archivieren können (siehe Frage 4).
4. Müssen auch Kleinunternehmer E‑Rechnungen empfangen können?
Ja. Alle Unternehmer – auch Kleinunternehmer oder solche mit nur steuerfreien Umsätzen – müssen seit dem 1.1.2025 in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen und elektronisch zu archivieren. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht erforderlich. In der Praxis genügt zunächst ein E-Mail-Postfach.
5. Welche Formate sind zulässig?
Zulässig sind alle Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen, u. a. XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS Billing sowie deren europäische Äquivalente (z. B. Factur-X). Entscheidend ist, dass das Format eine automatische Weiterverarbeitung grundsätzlich ermöglicht.
6. Ändern sich die inhaltlichen Anforderungen an die Rechnung?
Nein. Die Pflichtangaben bleiben unverändert; insbesondere gelten weiterhin die Anforderungen nach § 14 und § 14a UStG. Auch bei einer E‑Rechnung müssen also alle erforderlichen Rechnungsangaben vollständig enthalten sein. Bei innergemeinschaftlichen Umsätzen bleibt die Prüfung der USt-IdNr. des Leistungsempfängers erforderlich.
7. Muss die E‑Rechnung ans Finanzamt übermittelt oder automatisch verarbeitet werden?
Nein, in beiden Punkten. Die E‑Rechnung bringt keine zusätzliche Meldepflicht gegenüber dem Finanzamt mit sich; sie ersetzt lediglich die bisherige Form der Rechnungsstellung. Und das Format muss eine automatische Weiterverarbeitung zwar ermöglichen, eine tatsächliche vollautomatische Verarbeitung ist aber nicht vorgeschrieben.
8. Wie wird eine E‑Rechnung erstellt?
Inhaltlich erfolgt die Erstellung wie bisher: auf Basis der Auftrags- und Stammdaten wird ein Rechnungsentwurf erzeugt, der mit den üblichen Prüf- und Freigabeprozessen abgesichert wird. Den strukturierten Datensatz im vorgeschriebenen Format erzeugt anschließend die Software – entweder direkt im Fakturierungsprogramm oder über eine angebundene externe Plattform.
Anlagen (z. B. Stundennachweise) können im Datensatz der E‑Rechnung enthalten sein, etwa als eingebettete PDF-Datei. Ein bloßer Link auf ein externes Ziel genügt nicht.
9. Wie müssen E‑Rechnungen archiviert werden?
Es gelten die allgemeinen Aufbewahrungspflichten. E‑Rechnungen sind elektronisch, unveränderbar und vollständig aufzubewahren – so, dass die Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewahrt bleibt, ein Zugriff für Prüfungszwecke möglich ist und die Daten vor Verlust und unbefugter Veränderung geschützt sind (GoBD).
10. Was sollten wir in unserem Unternehmen organisatorisch vorbereiten?
Empfehlenswert sind insbesondere:
- Auswahl geeigneter Software (ERP, Faktura, DMS), die E‑Rechnungen erstellen, empfangen und archivieren kann,
- Anpassung der internen Prozesse zur Rechnungsstellung, -prüfung und -freigabe,
- Schulung der Mitarbeiter sowie
- Sicherstellung der ordnungsgemäßen elektronischen Archivierung (GoBD).
11. Wo finden wir weitere Informationen?
Weiterführende Informationen bieten u. a.:
- Bundesministerium der Finanzen (BMF) – FAQ und Anwendungsschreiben zur E‑Rechnung,
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) – Informationen zur XRechnung,
- Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – Informationen zu ZUGFeRD.
Bei Fragen zur Umsetzung in Ihrem Betrieb sprechen Sie uns gerne an – wir unterstützen Sie gern.
